Centre Académique de Ressource Technologique pour l’Entreprise

Le cahier des charges est un élément constitutif de la convention qui unit les deux partenaires. Si la convention définit le cadre juridique et financier du projet qui sera mené par le lycée pour l'entreprise, le cahier des charges constitue le contrat technique du travail à faire. C'est le cahier des charges qui oriente la démarche de conception et qui permet de justifier, en aval, les choix techniques.

Un cahier des charges incomplet et mal formulé peut engendrer des désaccords quant à l'évaluation du résultat du travail et des coûts ne correspondant pas à l'attente, peut-être mal exprimée au départ, du demandeur.

Il est essentiel d'inciter les donneurs d'ordres à s'exprimer en termes d'obligations de résultats, de préférence aux obligations de moyens. En donnant une référence fonctionnelle du besoin, il (le cahier des charges fonctionnel) contribue à l'obtention de la Qualité définie comme l'ensemble des propriétés et caractéristiques d'un produit ou service qui lui confère l'aptitude à satisfaire des besoins exprimés ou implicites " (NFX 50 151).
La demande d'un travail confié au lycée par une entreprise correspond toujours à un besoin de l'entreprise ou d'un de ses clients. "La démarche de conception, pour être rationnelle et efficace, commence toujours par une formulation exhaustive et aussi claire que possible de ce besoin. L'énoncé du besoin sous une forme fonctionnelle, c'est à dire en termes de finalités, sans référence aux solutions techniques susceptibles d'y répondre, préserve toutes les chances d'émergence de l'innovation au moment de sa conception. Cette formulation constitue l'expression fonctionnelle du besoin" (NFX 50 151).

Dans le cahier des charges fonctionnel,

Il faut définir le cadre de l'étude en précisant les problèmatiques qui ont amené à faire cette demande et les limites de l'étude (ce qui doit être conçu et qui constitue le produit, ce qui peut être modifié et qui s'intègre dans le cadre de l'étude, ce qui est figé et qui est en dehors de l'étude)
On exprime tous les services que doit rendre le produit objet de la demande et non les moyens ou solutions techniques à mettre en œuvre pour définir ce produit. D'où la notion de fonction de service introduite par la norme. L'ensemble de ces services rendus doit garantir la satisfaction complète du besoin du demandeur.
Pour chaque fonction de service ou service rendu par le produit, il faut définir les " critères d'appréciation ", c'est à dire les critères qui permettront de vérifier que la solution technique envisagée répond bien au cahier des charges. Ces critères pourront être, entre autres, des critères d'utilisation (poids, dimensions, durée de vie, conditions de manipulation et de fonctionnement, niveau de bruit ou de température, énergie nécessaire, interface avec un produit existant,... ), des critères d'entretien (rangement, maintenabilité), des critères de coût (coût de fabrication, d'utilisation, d'installation,... ), des critères de sécurité (normes de sécurité pour l'homme et l'environnement à respecter), des critères d'estime (style, emballage, image de marque,... )

Le cahier des charges ainsi exprimé favorise "la progression technique vers la solution la mieux adaptée au besoin, c'est à dire la mise en relation entre ce qui est attendu du produit et sa propre concrétisation" d'une part et, d'autre part, permet "la démonstration, par le fournisseur, à chaque étape de l'élaboration du produit, afin que la solution proposée réponde effectivement au besoin du demandeur" (NFX 50 151).

Il permet "de parvenir à une meilleure optimisation du couple besoin-solution en matière de coût, sans mettre en cause les performances attendues" (NFX 50 151). On pourra avantageusement se reporter à l'ouvrage "La démarche de projet industriel" des éditions Foucher qui illustre certains outils méthodologiques facilitant la constitution du cahier des charges fonctionnel.

Cette démarche est rigoureuse et la réflexion qu'elle engendre est essentielle. Néanmoins l'écriture du cahier des charges fonctionnel au sens de la norme peut être longue et difficile à mettre en œuvre du fait de contraintes extérieures au projet (contraintes pédagogiques, contraintes de temps, etc.). Retenons que chaque fois que ce sera possible, on procédera à l'expression fonctionnelle du besoin du demandeur telle que la norme le préconise. Pour toute étude, il reste cependant indispensable de s'affranchir au maximum de solutions techniques au niveau du cahier des charges et de décrire le travail à effectuer uniquement en termes de résultats que l'on chiffrera.

Rédacteurs du cahier des charges (entreprise et lycée - noms et fonctions) Destinataires du cahier des charges (entreprise et lycée - noms et fonctions)

Protocole d'acceptation du projet
Transport - installation d'un prototype
Maintenance